Legal

Data Processing Agreement Databehandleravtale

Standard Contractual Clauses for the purposes of Article 28(3) of Regulation 2016/679 (the GDPR) Standard kontraktsvilkår i henhold til artikkel 28(3) i forordning 2016/679 (GDPR)

The short version

When you use Floka, you control your data. We just process it on your behalf. Here's what that means in practice:

  • Your documents stay yours. We don't read, sell, or use them for anything other than providing the service you signed up for.
  • No AI training on your data. Your documents are never used to train AI models. Period.
  • Everything stays in the EU. All data is processed and stored on Google Cloud in Finland. Nothing leaves the EU/EEA.
  • We tell you if something goes wrong. If there's ever a data breach affecting your data, we'll notify you within 48 hours.
  • You can audit us. You have the right to verify that we're doing what we say. Once a year, on request.
  • We change sub-processors? You'll know. We give you 30 days' notice before adding any new sub-processor, and you can object.
  • You leave, your data goes. When you stop using Floka, all your data is deleted within 30 days. You can get a copy first.

The full legal text below follows the standard template from the Norwegian Data Protection Authority (Datatilsynet) and covers everything required by GDPR Article 28.

Kortversjonen

Når du bruker Floka, er det du som kontrollerer dataene dine. Vi behandler dem bare på dine vegne. Her er hva det betyr i praksis:

  • Dokumentene dine forblir dine. Vi leser, selger eller bruker dem ikke til noe annet enn å levere tjenesten du har registrert deg for.
  • Ingen KI-trening på dine data. Dokumentene dine brukes aldri til å trene KI-modeller. Punktum.
  • Alt forblir i EU. Alle data behandles og lagres på Google Cloud i Finland. Ingenting forlater EU/EØS.
  • Vi varsler deg hvis noe går galt. Hvis det oppstår et databrudd som berører dine data, varsler vi deg innen 48 timer.
  • Du kan revidere oss. Du har rett til å kontrollere at vi gjør det vi sier. Én gang i året, på forespørsel.
  • Vi endrer underdatabehandlere? Du får vite det. Vi gir deg 30 dagers varsel før vi legger til nye underdatabehandlere, og du kan protestere.
  • Du slutter, dataene slettes. Når du slutter å bruke Floka, slettes alle dataene dine innen 30 dager. Du kan få en kopi først.

Den fullstendige juridiske teksten nedenfor følger standardmalen fra Datatilsynet og dekker alt som kreves etter GDPR artikkel 28.

Between the customer (the data controller, "Controller")

and

Floka AS, org. nr. 933 484 957 (the data processor, "Processor")

each a "party"; together "the parties"

The parties have agreed on the following Contractual Clauses (the "Clauses") in order to meet the requirements of the GDPR and to ensure the protection of the rights of data subjects.

Mellom kunden (den behandlingsansvarlige, «Behandlingsansvarlig»)

og

Floka AS, org. nr. 933 484 957 (databehandleren, «Databehandler»)

hver en «part»; sammen «partene»

Partene har inngått følgende kontraktsvilkår («Vilkårene») for å oppfylle kravene i GDPR og for å sikre vern av de registrertes rettigheter.

1. Preamble

These Contractual Clauses set out the rights and obligations of the Controller and the Processor when processing personal data on behalf of the Controller.

The Clauses have been designed to ensure the parties' compliance with Article 28(3) of Regulation 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data (General Data Protection Regulation).

In the context of the provision of Floka's AI-powered services (including "Solvei" and related products), the Processor will process personal data on behalf of the Controller in accordance with the Clauses.

The Clauses shall take priority over any similar provisions contained in other agreements between the parties.

Three appendices are attached to the Clauses and form an integral part of the Clauses:

  • Appendix A contains details about the processing of personal data, including the purpose and nature of the processing, type of personal data, categories of data subjects and duration of the processing.
  • Appendix B contains the Controller's conditions for the Processor's use of sub-processors and a list of sub-processors authorised by the Controller.
  • Appendix C contains the Controller's instructions with regard to the processing of personal data, the minimum security measures to be implemented by the Processor, and how audits of the Processor and any sub-processors are to be performed.

The Clauses along with appendices shall be retained in writing, including electronically, by both parties.

The Clauses shall not exempt the Processor from obligations to which it is subject pursuant to the GDPR or other legislation.

1. Innledning

Disse kontraktsvilkårene fastsetter rettigheter og plikter for Behandlingsansvarlig og Databehandler ved behandling av personopplysninger på vegne av Behandlingsansvarlig.

Vilkårene er utformet for å sikre partenes etterlevelse av artikkel 28(3) i forordning 2016/679 fra Europaparlamentet og Rådet av 27. april 2016 om vern av fysiske personer i forbindelse med behandling av personopplysninger og om fri utveksling av slike opplysninger (personvernforordningen/GDPR).

I forbindelse med leveransen av Flokas KI-drevne tjenester (inkludert «Solvei» og tilknyttede produkter) vil Databehandler behandle personopplysninger på vegne av Behandlingsansvarlig i samsvar med Vilkårene.

Vilkårene skal ha forrang over eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre avtaler mellom partene.

Tre vedlegg er knyttet til Vilkårene og utgjør en integrert del av disse:

  • Vedlegg A inneholder opplysninger om behandlingen av personopplysninger, herunder formål og art av behandlingen, typer personopplysninger, kategorier av registrerte og varigheten av behandlingen.
  • Vedlegg B inneholder Behandlingsansvarliges betingelser for Databehandlers bruk av underdatabehandlere og en liste over underdatabehandlere som er godkjent av Behandlingsansvarlig.
  • Vedlegg C inneholder Behandlingsansvarliges instrukser vedrørende behandlingen av personopplysninger, minimumskravene til sikkerhetstiltak som Databehandler skal iverksette, og hvordan revisjon av Databehandler og eventuelle underdatabehandlere skal gjennomføres.

Vilkårene med vedlegg skal oppbevares skriftlig, herunder elektronisk, av begge parter.

Vilkårene fritar ikke Databehandler fra forpliktelser som Databehandler er pålagt i henhold til GDPR eller annen lovgivning.

2. Rights and obligations of the Controller

2.1. The Controller is responsible for ensuring that the processing of personal data takes place in compliance with the GDPR (see Article 24), the applicable EU or Member State data protection provisions and the Clauses.

2.2. The Controller has the right and obligation to make decisions about the purposes and means of the processing of personal data.

2.3. The Controller shall be responsible, among other things, for ensuring that the processing of personal data which the Processor is instructed to perform has a legal basis.

2. Behandlingsansvarliges rettigheter og plikter

2.1. Behandlingsansvarlig er ansvarlig for at behandlingen av personopplysninger skjer i samsvar med GDPR (se artikkel 24), gjeldende EU- eller medlemsstatsrettslige personvernbestemmelser og Vilkårene.

2.2. Behandlingsansvarlig har rett og plikt til å ta beslutninger om formålene med og midlene for behandlingen av personopplysninger.

2.3. Behandlingsansvarlig skal blant annet være ansvarlig for å sikre at behandlingen av personopplysninger som Databehandler instrueres til å utføre, har et rettslig grunnlag.

3. The Processor acts according to instructions

3.1. The Processor shall process personal data only on documented instructions from the Controller, unless required to do so by Union or Member State law to which the Processor is subject. Such instructions shall be specified in Appendices A and C. Subsequent instructions can also be given by the Controller throughout the duration of the processing, but such instructions shall always be documented and kept in writing, including electronically, in connection with the Clauses.

3.2. The Processor shall immediately inform the Controller if instructions given by the Controller, in the opinion of the Processor, contravene the GDPR or the applicable EU or Member State data protection provisions.

3. Databehandler handler etter instruks

3.1. Databehandler skal kun behandle personopplysninger etter dokumenterte instrukser fra Behandlingsansvarlig, med mindre behandling er påkrevd etter EU-rett eller medlemsstatsrett som Databehandler er underlagt. Slike instrukser skal være spesifisert i vedlegg A og C. Etterfølgende instrukser kan også gis av Behandlingsansvarlig under hele behandlingsperioden, men slike instrukser skal alltid dokumenteres og oppbevares skriftlig, herunder elektronisk, i tilknytning til Vilkårene.

3.2. Databehandler skal umiddelbart informere Behandlingsansvarlig dersom instrukser gitt av Behandlingsansvarlig etter Databehandlers oppfatning er i strid med GDPR eller gjeldende EU- eller medlemsstatsrettslige personvernbestemmelser.

4. Confidentiality

4.1. The Processor shall only grant access to the personal data being processed on behalf of the Controller to persons under the Processor's authority who have committed themselves to confidentiality or are under an appropriate statutory obligation of confidentiality, and only on a need-to-know basis.

4.2. The list of persons to whom access has been granted shall be kept under periodic review. On the basis of this review, access to personal data can be withdrawn if access is no longer necessary, and personal data shall consequently not be accessible anymore to those persons.

4.3. The Processor shall, at the request of the Controller, demonstrate that the concerned persons under the Processor's authority are subject to the abovementioned confidentiality obligations.

4. Konfidensialitet

4.1. Databehandler skal kun gi tilgang til personopplysninger som behandles på vegne av Behandlingsansvarlig til personer under Databehandlers myndighet som har forpliktet seg til konfidensialitet eller er underlagt en passende lovbestemt taushetsplikt, og kun etter behov (need-to-know).

4.2. Listen over personer som har fått tilgang skal gjennomgås regelmessig. På grunnlag av denne gjennomgangen kan tilgang til personopplysninger trekkes tilbake dersom tilgang ikke lenger er nødvendig, og personopplysningene skal følgelig ikke lenger være tilgjengelige for disse personene.

4.3. Databehandler skal, på forespørsel fra Behandlingsansvarlig, påvise at de berørte personene under Databehandlers myndighet er underlagt de ovennevnte konfidensialitetsforpliktelsene.

5. Security of processing

5.1. Article 32 GDPR stipulates that, taking into account the state of the art, the costs of implementation and the nature, scope, context and purposes of processing as well as the risk of varying likelihood and severity for the rights and freedoms of natural persons, the Controller and Processor shall implement appropriate technical and organisational measures to ensure a level of security appropriate to the risk.

5.2. The Controller shall evaluate the risks to the rights and freedoms of natural persons inherent in the processing and implement measures to mitigate those risks. Depending on their relevance, the measures may include:

  • Pseudonymisation and encryption of personal data;
  • The ability to ensure ongoing confidentiality, integrity, availability and resilience of processing systems and services;
  • The ability to restore the availability and access to personal data in a timely manner in the event of a physical or technical incident;
  • A process for regularly testing, assessing and evaluating the effectiveness of technical and organisational measures for ensuring the security of the processing.

5.3. According to Article 32, the Processor shall also—independently from the Controller—evaluate the risks to the rights and freedoms of natural persons inherent in the processing and implement measures to mitigate those risks. To this effect, the Controller shall provide the Processor with all information necessary to identify and evaluate such risks.

5.4. Furthermore, the Processor shall assist the Controller in ensuring compliance with the Controller's obligations pursuant to Article 32, by inter alia providing the Controller with information concerning the technical and organisational measures already implemented by the Processor along with all other information necessary for the Controller to comply with Article 32.

5.5. If subsequently—in the assessment of the Controller—mitigation of the identified risks requires further measures to be implemented by the Processor than those already implemented pursuant to Article 32, the Controller shall specify these additional measures to be implemented in Appendix C.

5. Sikkerhet ved behandlingen

5.1. GDPR artikkel 32 fastsetter at Behandlingsansvarlig og Databehandler, under hensyn til den tekniske utviklingen, gjennomføringskostnadene og behandlingens art, omfang, formål og sammenhengen den utføres i, samt risikoene av varierende sannsynlighet og alvorlighetsgrad for fysiske personers rettigheter og friheter, skal gjennomføre egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å oppnå et sikkerhetsnivå som er egnet med hensyn til risikoen.

5.2. Behandlingsansvarlig skal vurdere risikoene for fysiske personers rettigheter og friheter som er forbundet med behandlingen, og iverksette tiltak for å redusere disse risikoene. Avhengig av relevans kan tiltakene omfatte:

  • Pseudonymisering og kryptering av personopplysninger;
  • Evne til å sikre vedvarende konfidensialitet, integritet, tilgjengelighet og robusthet i behandlingssystemer og -tjenester;
  • Evne til å gjenopprette tilgjengeligheten og tilgangen til personopplysninger i rett tid ved en fysisk eller teknisk hendelse;
  • En prosess for regelmessig testing, vurdering og evaluering av effektiviteten av tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre behandlingens sikkerhet.

5.3. I henhold til artikkel 32 skal Databehandler også — uavhengig av Behandlingsansvarlig — vurdere risikoene for fysiske personers rettigheter og friheter som er forbundet med behandlingen, og iverksette tiltak for å redusere disse risikoene. For dette formål skal Behandlingsansvarlig gi Databehandler all informasjon som er nødvendig for å identifisere og vurdere slike risikoer.

5.4. Videre skal Databehandler bistå Behandlingsansvarlig med å sikre etterlevelse av Behandlingsansvarliges forpliktelser etter artikkel 32, blant annet ved å gi Behandlingsansvarlig informasjon om de tekniske og organisatoriske tiltakene som allerede er iverksatt av Databehandler, samt all annen informasjon som er nødvendig for at Behandlingsansvarlig skal kunne etterleve artikkel 32.

5.5. Dersom det i ettertid — etter Behandlingsansvarliges vurdering — er nødvendig med ytterligere tiltak fra Databehandler utover de som allerede er iverksatt i henhold til artikkel 32 for å redusere de identifiserte risikoene, skal Behandlingsansvarlig spesifisere disse tilleggstiltakene i vedlegg C.

6. Use of sub-processors

6.1. The Processor shall meet the requirements specified in Article 28(2) and (4) GDPR in order to engage another processor (a sub-processor).

6.2. The Processor has the Controller's general authorisation for the engagement of sub-processors. The Processor shall inform the Controller in writing of any intended changes concerning the addition or replacement of sub-processors at least 30 days in advance, thereby giving the Controller the opportunity to object to such changes prior to the engagement of the concerned sub-processor(s). The list of sub-processors already authorised by the Controller can be found in Appendix B.

6.3. Where the Processor engages a sub-processor for carrying out specific processing activities on behalf of the Controller, the same data protection obligations as set out in these Clauses shall be imposed on that sub-processor by way of a contract or other legal act under EU or Member State law, in particular providing sufficient guarantees to implement appropriate technical and organisational measures in such a manner that the processing will meet the requirements of these Clauses and the GDPR.

6.4. The Processor shall therefore be responsible for requiring that the sub-processor at least complies with the obligations to which the Processor is subject pursuant to these Clauses and the GDPR.

6.5. A copy of such a sub-processor agreement and subsequent amendments shall, at the Controller's request, be submitted to the Controller, thereby giving the Controller the opportunity to ensure that the same data protection obligations as set out in these Clauses are imposed on the sub-processor.

6.6. If the sub-processor does not fulfil its data protection obligations, the Processor shall remain fully liable to the Controller as regards the fulfilment of the obligations of the sub-processor. This does not affect the rights of the data subjects under the GDPR—in particular those foreseen in Articles 79 and 82—against the Controller and the Processor, including the sub-processor.

6. Bruk av underdatabehandlere

6.1. Databehandler skal oppfylle kravene i GDPR artikkel 28(2) og (4) for å engasjere en annen databehandler (en underdatabehandler).

6.2. Databehandler har Behandlingsansvarliges generelle godkjenning for bruk av underdatabehandlere. Databehandler skal skriftlig informere Behandlingsansvarlig om planlagte endringer vedrørende tillegg eller utskiftning av underdatabehandlere minst 30 dager i forveien, og dermed gi Behandlingsansvarlig mulighet til å protestere mot slike endringer før den aktuelle underdatabehandleren engasjeres. Listen over underdatabehandlere som allerede er godkjent av Behandlingsansvarlig finnes i vedlegg B.

6.3. Når Databehandler engasjerer en underdatabehandler for å utføre bestemte behandlingsaktiviteter på vegne av Behandlingsansvarlig, skal de samme personvernforpliktelsene som er fastsatt i disse Vilkårene pålegges underdatabehandleren gjennom en kontrakt eller annen rettsakt i henhold til EU-rett eller medlemsstatsrett, og i særdeleshet gi tilstrekkelige garantier for å iverksette egnede tekniske og organisatoriske tiltak slik at behandlingen oppfyller kravene i disse Vilkårene og GDPR.

6.4. Databehandler skal derfor være ansvarlig for å påse at underdatabehandleren minst etterlever de forpliktelsene som Databehandler er underlagt i henhold til disse Vilkårene og GDPR.

6.5. En kopi av en slik underdatabehandleravtale og etterfølgende endringer skal, på forespørsel fra Behandlingsansvarlig, oversendes Behandlingsansvarlig, slik at Behandlingsansvarlig gis mulighet til å sikre at de samme personvernforpliktelsene som er fastsatt i disse Vilkårene er pålagt underdatabehandleren.

6.6. Dersom underdatabehandleren ikke oppfyller sine personvernforpliktelser, skal Databehandler være fullt ut ansvarlig overfor Behandlingsansvarlig for oppfyllelsen av underdatabehandlerens forpliktelser. Dette berører ikke de registrertes rettigheter etter GDPR — særlig de som følger av artikkel 79 og 82 — overfor Behandlingsansvarlig og Databehandler, herunder underdatabehandleren.

7. Transfer of data to third countries or international organisations

7.1. Any transfer of personal data to third countries or international organisations by the Processor shall only occur on the basis of documented instructions from the Controller and shall always take place in compliance with Chapter V GDPR.

7.2. In case transfers to third countries or international organisations which the Processor has not been instructed to perform by the Controller are required under EU or Member State law to which the Processor is subject, the Processor shall inform the Controller of that legal requirement prior to processing unless that law prohibits such information on important grounds of public interest.

7.3. Without documented instructions from the Controller, the Processor cannot within the framework of these Clauses:

  • transfer personal data to a controller or a processor in a third country or in an international organisation;
  • transfer the processing of personal data to a sub-processor in a third country;
  • have the personal data processed by the Processor in a third country.

7.4. The Controller's instructions regarding the transfer of personal data to a third country, including if applicable the transfer tool under Chapter V GDPR on which they are based, shall be set out in Appendix C.

7.5. As of the date of these Clauses, all processing by the Processor and its authorised sub-processors takes place within the EU/EEA. No personal data is transferred to third countries.

7. Overføring av data til tredjeland eller internasjonale organisasjoner

7.1. Enhver overføring av personopplysninger til tredjeland eller internasjonale organisasjoner fra Databehandler skal kun skje på grunnlag av dokumenterte instrukser fra Behandlingsansvarlig og skal alltid skje i samsvar med GDPR kapittel V.

7.2. Dersom overføringer til tredjeland eller internasjonale organisasjoner som Databehandler ikke har fått instruks om fra Behandlingsansvarlig, er påkrevd etter EU-rett eller medlemsstatsrett som Databehandler er underlagt, skal Databehandler informere Behandlingsansvarlig om det rettslige kravet før behandlingen, med mindre lovgivningen forbyr slik informasjon av viktige samfunnsmessige hensyn.

7.3. Uten dokumenterte instrukser fra Behandlingsansvarlig kan Databehandler ikke innenfor rammen av disse Vilkårene:

  • overføre personopplysninger til en behandlingsansvarlig eller en databehandler i et tredjeland eller i en internasjonal organisasjon;
  • overføre behandlingen av personopplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland;
  • la personopplysningene behandles av Databehandler i et tredjeland.

7.4. Behandlingsansvarliges instrukser vedrørende overføring av personopplysninger til et tredjeland, herunder eventuelt overføringsgrunnlaget etter GDPR kapittel V, skal fastsettes i vedlegg C.

7.5. Per dato for disse Vilkårene skjer all behandling hos Databehandler og dennes godkjente underdatabehandlere innenfor EU/EØS. Ingen personopplysninger overføres til tredjeland.

8. Assistance to the Controller

8.1. Taking into account the nature of the processing, the Processor shall assist the Controller by appropriate technical and organisational measures, insofar as this is possible, in the fulfilment of the Controller's obligations to respond to requests for exercising the data subject's rights laid down in Chapter III GDPR.

8.2. This entails that the Processor shall, insofar as this is possible, assist the Controller in the Controller's compliance with:

  • the right to be informed when collecting personal data from the data subject;
  • the right to be informed when personal data have not been obtained from the data subject;
  • the right of access by the data subject;
  • the right to rectification;
  • the right to erasure ("the right to be forgotten");
  • the right to restriction of processing;
  • the notification obligation regarding rectification or erasure of personal data or restriction of processing;
  • the right to data portability;
  • the right to object;
  • the right not to be subject to a decision based solely on automated processing, including profiling.

8.3. In addition to the Processor's obligation to assist the Controller pursuant to Clause 8.1, the Processor shall furthermore, taking into account the nature of the processing and the information available to the Processor, assist the Controller in ensuring compliance with:

  • The Controller's obligation to notify the personal data breach to the competent supervisory authority (Datatilsynet) without undue delay and, where feasible, not later than 72 hours after having become aware of it, unless the breach is unlikely to result in a risk to the rights and freedoms of natural persons;
  • The Controller's obligation to communicate the personal data breach to the data subject without undue delay, when the breach is likely to result in a high risk to the rights and freedoms of natural persons;
  • The Controller's obligation to carry out an assessment of the impact of the envisaged processing operations on the protection of personal data (a data protection impact assessment);
  • The Controller's obligation to consult the competent supervisory authority (Datatilsynet) prior to processing where a data protection impact assessment indicates that the processing would result in a high risk in the absence of measures taken by the Controller to mitigate the risk.

8.4. The parties shall define in Appendix C the appropriate technical and organisational measures by which the Processor is required to assist the Controller as well as the scope and the extent of the assistance required.

8. Bistand til behandlingsansvarlig

8.1. Under hensyn til behandlingens art skal Databehandler bistå Behandlingsansvarlig ved egnede tekniske og organisatoriske tiltak, så langt dette er mulig, med oppfyllelsen av Behandlingsansvarliges plikt til å svare på forespørsler om utøvelse av de registrertes rettigheter fastsatt i GDPR kapittel III.

8.2. Dette innebærer at Databehandler, så langt dette er mulig, skal bistå Behandlingsansvarlig med å etterleve:

  • informasjonsplikten ved innsamling av personopplysninger fra den registrerte;
  • informasjonsplikten når personopplysninger ikke er innhentet fra den registrerte;
  • den registrertes rett til innsyn;
  • retten til retting;
  • retten til sletting («retten til å bli glemt»);
  • retten til begrensning av behandling;
  • varslingsplikten ved retting eller sletting av personopplysninger eller begrensning av behandling;
  • retten til dataportabilitet;
  • retten til å protestere;
  • retten til ikke å være gjenstand for en avgjørelse som utelukkende er basert på automatisert behandling, herunder profilering.

8.3. I tillegg til Databehandlers plikt til å bistå Behandlingsansvarlig i henhold til punkt 8.1, skal Databehandler videre, under hensyn til behandlingens art og den informasjon Databehandler har tilgang til, bistå Behandlingsansvarlig med å sikre etterlevelse av:

  • Behandlingsansvarliges plikt til å melde bruddet på personopplysningssikkerheten til den kompetente tilsynsmyndigheten (Datatilsynet) uten ugrunnet opphold og, dersom mulig, senest 72 timer etter å ha blitt kjent med bruddet, med mindre det er usannsynlig at bruddet medfører en risiko for fysiske personers rettigheter og friheter;
  • Behandlingsansvarliges plikt til å underrette den registrerte om bruddet på personopplysningssikkerheten uten ugrunnet opphold, når bruddet sannsynligvis vil medføre en høy risiko for fysiske personers rettigheter og friheter;
  • Behandlingsansvarliges plikt til å gjennomføre en vurdering av konsekvensene for vernet av personopplysninger (en personvernkonsekvensvurdering);
  • Behandlingsansvarliges plikt til å forhåndsdrøfte med den kompetente tilsynsmyndigheten (Datatilsynet) før behandling der en personvernkonsekvensvurdering tilsier at behandlingen vil medføre høy risiko uten tiltak fra Behandlingsansvarlig for å redusere risikoen.

8.4. Partene skal i vedlegg C fastsette de egnede tekniske og organisatoriske tiltakene som Databehandler plikter å bistå Behandlingsansvarlig med, samt omfanget og rekkevidden av den påkrevde bistanden.

9. Notification of personal data breach

9.1. In case of any personal data breach, the Processor shall, without undue delay after having become aware of it, notify the Controller of the personal data breach.

9.2. The Processor's notification to the Controller shall take place within 48 hours after the Processor has become aware of the personal data breach, to enable the Controller to comply with the Controller's obligation to notify the competent supervisory authority, cf. Article 33 GDPR.

9.3. In accordance with Clause 8.3, the Processor shall assist the Controller in notifying the personal data breach to the competent supervisory authority, meaning that the Processor is required to assist in obtaining the following information which, pursuant to Article 33(3) GDPR, shall be stated in the Controller's notification:

  • The nature of the personal data breach including, where possible, the categories and approximate number of data subjects concerned and the categories and approximate number of personal data records concerned;
  • The likely consequences of the personal data breach;
  • The measures taken or proposed to be taken by the Controller to address the personal data breach, including, where appropriate, measures to mitigate its possible adverse effects.

9. Varsling ved brudd på personopplysningssikkerheten

9.1. Ved ethvert brudd på personopplysningssikkerheten skal Databehandler, uten ugrunnet opphold etter å ha blitt kjent med det, varsle Behandlingsansvarlig om bruddet.

9.2. Databehandlers varsling til Behandlingsansvarlig skal skje innen 48 timer etter at Databehandler har blitt kjent med bruddet på personopplysningssikkerheten, for å sette Behandlingsansvarlig i stand til å overholde sin plikt til å melde bruddet til den kompetente tilsynsmyndigheten, jf. GDPR artikkel 33.

9.3. I samsvar med punkt 8.3 skal Databehandler bistå Behandlingsansvarlig med å melde bruddet på personopplysningssikkerheten til den kompetente tilsynsmyndigheten, noe som innebærer at Databehandler plikter å bistå med å fremskaffe følgende informasjon som, i henhold til GDPR artikkel 33(3), skal angis i Behandlingsansvarliges melding:

  • Arten av bruddet på personopplysningssikkerheten, herunder, der det er mulig, kategoriene av og omtrentlig antall berørte registrerte samt kategoriene av og omtrentlig antall berørte personopplysningsposter;
  • De sannsynlige konsekvensene av bruddet på personopplysningssikkerheten;
  • Tiltakene som er truffet eller foreslått truffet av Behandlingsansvarlig for å håndtere bruddet på personopplysningssikkerheten, herunder, der det er hensiktsmessig, tiltak for å begrense mulige negative virkninger.

10. Erasure and return of data

10.1. On termination of the provision of personal data processing services, the Processor shall, at the Controller's choice, either delete all personal data processed on behalf of the Controller and certify to the Controller that it has done so, or return all the personal data to the Controller and delete existing copies, unless Union or Member State law requires storage of the personal data.

10.2. The Controller may request a copy of all personal data in a commonly used, machine-readable format prior to deletion.

10.3. Deletion shall be completed within 30 days of termination unless otherwise agreed or required by law.

10. Sletting og tilbakelevering av data

10.1. Ved opphør av leveransen av databehandlingstjenester skal Databehandler, etter Behandlingsansvarliges valg, enten slette alle personopplysninger som er behandlet på vegne av Behandlingsansvarlig og bekrefte overfor Behandlingsansvarlig at dette er gjort, eller tilbakelevere alle personopplysningene til Behandlingsansvarlig og slette eksisterende kopier, med mindre EU-rett eller medlemsstatsrett krever lagring av personopplysningene.

10.2. Behandlingsansvarlig kan be om en kopi av alle personopplysninger i et alminnelig brukt, maskinlesbart format før sletting.

10.3. Sletting skal være fullført innen 30 dager etter opphør, med mindre annet er avtalt eller påkrevd etter lov.

11. Audit and inspection

11.1. The Processor shall make available to the Controller all information necessary to demonstrate compliance with the obligations laid down in Article 28 and the Clauses and allow for and contribute to audits, including inspections, conducted by the Controller or another auditor mandated by the Controller.

11.2. Procedures applicable to the Controller's audits, including inspections, of the Processor and sub-processors are specified in Appendix C.

11.3. The Processor shall be required to provide the supervisory authorities, which pursuant to applicable legislation have access to the Controller's and Processor's facilities, or representatives acting on behalf of such supervisory authorities, with access to the Processor's physical facilities on presentation of appropriate identification.

11. Revisjon og inspeksjon

11.1. Databehandler skal stille til rådighet for Behandlingsansvarlig all informasjon som er nødvendig for å påvise etterlevelse av forpliktelsene fastsatt i artikkel 28 og Vilkårene, og skal tillate og bidra til revisjoner, herunder inspeksjoner, utført av Behandlingsansvarlig eller en annen revisor bemyndiget av Behandlingsansvarlig.

11.2. Prosedyrer for Behandlingsansvarliges revisjoner, herunder inspeksjoner, av Databehandler og underdatabehandlere er spesifisert i vedlegg C.

11.3. Databehandler skal gi tilsynsmyndigheter som i henhold til gjeldende lovgivning har tilgang til Behandlingsansvarliges og Databehandlers lokaler, eller representanter som opptrer på vegne av slike tilsynsmyndigheter, tilgang til Databehandlers fysiske lokaler ved fremvisning av gyldig legitimasjon.

12. Other terms

12.1. The parties may agree other clauses concerning the provision of the personal data processing service, as long as they do not contradict directly or indirectly the Clauses or prejudice the fundamental rights or freedoms of the data subject and the protection afforded by the GDPR.

12.2. This DPA is governed by Norwegian law. Any disputes arising out of or in connection with this DPA shall be resolved by the courts of Oslo, Norway.

12. Andre vilkår

12.1. Partene kan avtale andre vilkår for leveransen av databehandlingstjenesten, så lenge de ikke direkte eller indirekte er i strid med Vilkårene eller krenker de registrertes grunnleggende rettigheter eller friheter og det vernet som GDPR gir.

12.2. Denne databehandleravtalen er underlagt norsk lov. Eventuelle tvister som oppstår i forbindelse med denne avtalen skal løses av domstolene i Oslo, Norge.

13. Commencement and termination

13.1. These Clauses become effective when the Controller enters into a service agreement with the Processor (including by accepting the Processor's terms of service).

13.2. Both parties shall be entitled to require the Clauses renegotiated if changes to the law or inexpediency of the Clauses should give rise to such renegotiation.

13.3. The Clauses shall apply for the duration of the provision of personal data processing services. For the duration of the service, the Clauses cannot be terminated unless other Clauses governing the provision of personal data processing services have been agreed between the parties.

13.4. If the provision of personal data processing services is terminated, and the personal data is deleted or returned to the Controller pursuant to Clause 10, the Clauses may be terminated by written notice by either party.

13. Ikrafttredelse og opphør

13.1. Disse Vilkårene trer i kraft når Behandlingsansvarlig inngår en tjenesteavtale med Databehandler (herunder ved å akseptere Databehandlers tjenestevilkår).

13.2. Begge parter skal ha rett til å kreve Vilkårene reforhandlet dersom lovendringer eller uhensiktsmessighet ved Vilkårene gir grunnlag for slik reforhandling.

13.3. Vilkårene skal gjelde for varigheten av leveransen av databehandlingstjenester. I løpet av tjenestetiden kan Vilkårene ikke sies opp med mindre andre vilkår som regulerer leveransen av databehandlingstjenester er avtalt mellom partene.

13.4. Dersom leveransen av databehandlingstjenester opphører, og personopplysningene slettes eller tilbakeleveres til Behandlingsansvarlig i henhold til punkt 10, kan Vilkårene sies opp skriftlig av begge parter.

14. Contacts

The parties may contact each other using the following contacts. The parties shall be under obligation to continuously inform each other of changes to contacts.

Processor (Floka AS)

Privacy contact: personvern@floka.no

14. Kontaktpersoner

Partene kan kontakte hverandre ved hjelp av kontaktopplysningene nedenfor. Partene har plikt til løpende å informere hverandre om endringer i kontaktopplysninger.

Databehandler (Floka AS)

Personvernkontakt: personvern@floka.no

Appendices

The following appendices form an integral part of these Clauses.

Vedlegg

Følgende vedlegg utgjør en integrert del av disse Vilkårene.

Appendix A — Information about the processing

A.1. Purpose of the processing

The Processor processes personal data on behalf of the Controller for the purpose of providing Floka's AI-powered services (including "Solvei"), which include document analysis, contract review, compliance checking, and related functionality as agreed in the service agreement between the parties.

A.2. Nature of the processing

The processing consists of receiving, storing, analysing, and presenting documents and data uploaded by the Controller's authorised users through the Floka platform. This includes AI-based processing of document content, generation of summaries and analyses, and storage of user account data necessary to provide the service.

A.3. Types of personal data

The processing may include the following types of personal data:

  • Names and contact information of the Controller's users (name, email address, phone number)
  • Login credentials and authentication data
  • Personal data contained in documents uploaded by the Controller, which may include names, addresses, national identification numbers, financial information, and other categories depending on the Controller's use of the service
  • Usage data and activity logs (actions taken in the service, timestamps)

Note: The Controller is responsible for ensuring that any special categories of personal data (Article 9) or data relating to criminal convictions and offences (Article 10) processed through the service has a valid legal basis.

A.4. Categories of data subjects

Data subjects may include:

  • The Controller's employees and authorised users of the service
  • The Controller's customers, suppliers, partners and other business contacts
  • Other individuals whose personal data may be contained in documents uploaded to the service by the Controller

A.5. Duration of the processing

The processing shall take place for the duration of the service agreement between the parties. Upon termination, personal data shall be deleted or returned in accordance with Clause 10.

Vedlegg A — Opplysninger om behandlingen

A.1. Formålet med behandlingen

Databehandler behandler personopplysninger på vegne av Behandlingsansvarlig med det formål å levere Flokas KI-drevne tjenester (inkludert «Solvei»), som omfatter dokumentanalyse, kontraktsgjennomgang, samsvarskontroll og tilknyttet funksjonalitet som avtalt i tjenesteavtalen mellom partene.

A.2. Behandlingens art

Behandlingen består i mottak, lagring, analyse og presentasjon av dokumenter og data lastet opp av Behandlingsansvarliges autoriserte brukere gjennom Floka-plattformen. Dette inkluderer KI-basert behandling av dokumentinnhold, generering av sammendrag og analyser, og lagring av brukerkontoinformasjon som er nødvendig for å levere tjenesten.

A.3. Typer personopplysninger

Behandlingen kan omfatte følgende typer personopplysninger:

  • Navn og kontaktinformasjon for Behandlingsansvarliges brukere (navn, e-postadresse, telefonnummer)
  • Påloggingsinformasjon og autentiseringsdata
  • Personopplysninger i dokumenter lastet opp av Behandlingsansvarlig, som kan omfatte navn, adresser, fødselsnumre, finansiell informasjon og andre kategorier avhengig av Behandlingsansvarliges bruk av tjenesten
  • Bruksdata og aktivitetslogger (handlinger utført i tjenesten, tidsstempler)

Merk: Behandlingsansvarlig er ansvarlig for å sikre at eventuelle særlige kategorier av personopplysninger (artikkel 9) eller opplysninger om straffedommer og lovovertredelser (artikkel 10) som behandles gjennom tjenesten, har et gyldig rettslig grunnlag.

A.4. Kategorier av registrerte

Registrerte kan omfatte:

  • Behandlingsansvarliges ansatte og autoriserte brukere av tjenesten
  • Behandlingsansvarliges kunder, leverandører, samarbeidspartnere og andre forretningsforbindelser
  • Andre personer hvis personopplysninger kan finnes i dokumenter lastet opp til tjenesten av Behandlingsansvarlig

A.5. Behandlingens varighet

Behandlingen skal pågå i varigheten av tjenesteavtalen mellom partene. Ved opphør skal personopplysninger slettes eller tilbakeleveres i samsvar med punkt 10.

Appendix B — Authorised sub-processors

B.1. Approved sub-processors

On commencement of these Clauses, the Controller authorises the engagement of the following sub-processors:

Sub-processor Description of processing Location
Google Cloud Platform (Google Ireland Ltd) Cloud infrastructure, hosting, compute, and storage services EU (Finland)
Anthropic (via Google Cloud) AI model provider for document analysis and natural language processing. Accessed through Google Cloud's Vertex AI (EU endpoint); no data is sent to Anthropic's own US infrastructure. EU (via GCP Finland)

The Processor shall not be entitled—without the Controller's authorisation—to engage a sub-processor for a different processing than described above, or have another sub-processor perform the described processing.

B.2. Prior notice for changes to sub-processors

The Processor shall provide the Controller with at least 30 days' prior written notice of any intended changes concerning the addition or replacement of sub-processors. The Controller may object to such changes within this notice period. If the Controller objects and the parties cannot resolve the objection, the Controller may terminate the service agreement.

Vedlegg B — Godkjente underdatabehandlere

B.1. Godkjente underdatabehandlere

Ved ikrafttredelsen av disse Vilkårene godkjenner Behandlingsansvarlig bruken av følgende underdatabehandlere:

Underdatabehandler Beskrivelse av behandlingen Lokasjon
Google Cloud Platform (Google Ireland Ltd) Skyinfrastruktur, hosting, databehandling og lagringstjenester EU (Finland)
Anthropic (via Google Cloud) KI-modelltilbyder for dokumentanalyse og naturlig språkbehandling. Tilgjengeliggjort gjennom Google Clouds Vertex AI (EU-endepunkt); ingen data sendes til Anthropics egen infrastruktur i USA. EU (via GCP Finland)

Databehandler har ikke rett til — uten Behandlingsansvarliges godkjenning — å engasjere en underdatabehandler for en annen behandling enn beskrevet ovenfor, eller la en annen underdatabehandler utføre den beskrevne behandlingen.

B.2. Forhåndsvarsel ved endring av underdatabehandlere

Databehandler skal gi Behandlingsansvarlig minst 30 dagers skriftlig forhåndsvarsel om planlagte endringer vedrørende tillegg eller utskiftning av underdatabehandlere. Behandlingsansvarlig kan protestere mot slike endringer innenfor denne varslingsperioden. Dersom Behandlingsansvarlig protesterer og partene ikke kan løse uenigheten, kan Behandlingsansvarlig si opp tjenesteavtalen.

Appendix C — Instructions, security measures and audit

C.1. Instructions for processing

The Processor's processing of personal data on behalf of the Controller shall be carried out by the Processor providing the services described in the service agreement, including receiving, storing, analysing, and presenting documents and data through the Floka platform and its AI-powered features.

The Processor shall not process personal data for any other purpose than providing the agreed-upon services unless instructed to do so in writing by the Controller.

C.2. Security of processing

The processing involves documents that may contain personal data, including potentially sensitive information. The Processor shall implement and maintain the following minimum technical and organisational security measures:

  • Encryption: All personal data is encrypted in transit using TLS 1.2 or higher. Data at rest is encrypted using AES-256 or equivalent industry-standard encryption.
  • Confidentiality and integrity: Access control with role-based permissions. Principle of least privilege applied to all system access. Multi-factor authentication for administrative access.
  • Availability and resilience: Infrastructure hosted on Google Cloud Platform with built-in redundancy, automated backups, and disaster recovery capabilities. Ability to restore availability and access to personal data in a timely manner in the event of a physical or technical incident.
  • Regular testing: Regular security assessments and testing of the effectiveness of technical and organisational measures.
  • Access controls: Only authorised personnel have access to personal data. Access is logged and periodically reviewed.
  • Data in transit: All data transmitted between the Controller and the Processor's systems, and between the Processor's internal systems and sub-processors, is encrypted using TLS.
  • Logging and monitoring: Access to and operations on personal data are logged. Logs are monitored for anomalous activity.
  • AI model processing: Documents sent to AI models for analysis are processed via API calls through Google Cloud's Vertex AI EU endpoints. No customer data is used for model training. Prompts and outputs are not retained by the AI model provider beyond the duration of the API call.

C.3. Assistance to the Controller

The Processor shall assist the Controller in responding to data subject requests by providing functionality within the service to export and delete personal data. Where a data subject request requires action beyond the Controller's capabilities within the service, the Processor shall provide reasonable assistance upon written request from the Controller. The Processor shall respond to such requests without undue delay and no later than 10 business days.

The Processor shall assist the Controller in meeting its obligations under Articles 32–36 GDPR by providing information about the Processor's security measures, assisting with breach notification, and supporting data protection impact assessments where the Controller's use of the service requires it.

C.4. Storage period and erasure procedures

Personal data is stored for the duration of the Controller's active service agreement. Upon termination, all personal data (including documents, user accounts, and associated metadata) shall be deleted within 30 days, unless the Controller requests return of data or unless retention is required by applicable law.

The Controller may request earlier deletion of specific data at any time during the service period, using the functionality provided in the service or by written request to the Processor.

C.5. Processing location

Processing of personal data under these Clauses shall take place within the EU/EEA, specifically on Google Cloud Platform infrastructure located in Finland (europe-north1). Processing shall not take place at other locations without the Controller's prior written authorisation.

C.6. Transfer of personal data to third countries

As of the date of these Clauses, no transfer of personal data to third countries takes place. All processing, including AI model inference, occurs within the EU/EEA.

If the Controller does not provide documented instructions pertaining to the transfer of personal data to a third country, the Processor shall not be entitled within the framework of these Clauses to perform such transfer.

C.7. Audit procedures for the Processor

The Controller or the Controller's authorised representative may audit the Processor's compliance with these Clauses and the GDPR. Audits shall be conducted as follows:

  • The Controller may request, once per year, documentation and information demonstrating the Processor's compliance with these Clauses. The Processor shall provide such documentation within 30 days of the request.
  • The Controller may, upon reasonable written notice of at least 30 days, conduct or mandate an independent third party to conduct an on-site or remote audit of the Processor's systems and procedures relevant to the processing of personal data under these Clauses.
  • The Processor shall cooperate with and provide reasonable assistance during any such audit.
  • Audit costs shall be borne by the Controller, except where the audit reveals material non-compliance by the Processor, in which case the Processor shall bear the costs.

C.8. Audit procedures for sub-processors

The Processor shall ensure that its agreements with sub-processors include the right for the Processor (and, where applicable, the Controller) to audit the sub-processor's compliance with its data protection obligations. The Processor shall, upon request from the Controller, provide summaries or copies of relevant audit reports or certifications from sub-processors (such as SOC 2 reports or ISO 27001 certifications).

Vedlegg C — Instrukser, sikkerhetstiltak og revisjon

C.1. Instrukser for behandlingen

Databehandlers behandling av personopplysninger på vegne av Behandlingsansvarlig skal gjennomføres ved at Databehandler leverer tjenestene beskrevet i tjenesteavtalen, herunder mottak, lagring, analyse og presentasjon av dokumenter og data gjennom Floka-plattformen og dens KI-drevne funksjoner.

Databehandler skal ikke behandle personopplysninger for noe annet formål enn å levere de avtalte tjenestene, med mindre Behandlingsansvarlig skriftlig instruerer om dette.

C.2. Sikkerhet ved behandlingen

Behandlingen innebærer dokumenter som kan inneholde personopplysninger, herunder potensielt sensitiv informasjon. Databehandler skal iverksette og opprettholde følgende tekniske og organisatoriske minimumstiltak for sikkerhet:

  • Kryptering: Alle personopplysninger krypteres under overføring med TLS 1.2 eller høyere. Data i hvile krypteres med AES-256 eller tilsvarende bransjestandardkryptering.
  • Konfidensialitet og integritet: Tilgangskontroll med rollebaserte tillatelser. Prinsippet om minste privilegium anvendes på all systemtilgang. Multifaktorautentisering for administrativ tilgang.
  • Tilgjengelighet og robusthet: Infrastruktur hostet på Google Cloud Platform med innebygd redundans, automatiserte sikkerhetskopier og katastrofegjenopprettingsevne. Evne til å gjenopprette tilgjengelighet og tilgang til personopplysninger i rett tid ved en fysisk eller teknisk hendelse.
  • Regelmessig testing: Regelmessige sikkerhetsvurderinger og testing av effektiviteten av tekniske og organisatoriske tiltak.
  • Tilgangskontroller: Kun autorisert personell har tilgang til personopplysninger. Tilgang logges og gjennomgås regelmessig.
  • Data under overføring: Alle data som overføres mellom Behandlingsansvarliges og Databehandlers systemer, og mellom Databehandlers interne systemer og underdatabehandlere, krypteres med TLS.
  • Logging og overvåking: Tilgang til og operasjoner på personopplysninger logges. Logger overvåkes for avvikende aktivitet.
  • KI-modellbehandling: Dokumenter sendt til KI-modeller for analyse behandles via API-kall gjennom Google Clouds Vertex AI EU-endepunkter. Ingen kundedata brukes til modelltrening. Forespørsler og resultater lagres ikke av KI-modelltilbyderen utover varigheten av API-kallet.

C.3. Bistand til behandlingsansvarlig

Databehandler skal bistå Behandlingsansvarlig med å svare på forespørsler fra registrerte ved å tilby funksjonalitet i tjenesten for å eksportere og slette personopplysninger. Der en forespørsel fra en registrert krever tiltak utover Behandlingsansvarliges muligheter i tjenesten, skal Databehandler yte rimelig bistand etter skriftlig forespørsel fra Behandlingsansvarlig. Databehandler skal svare på slike forespørsler uten ugrunnet opphold og senest innen 10 virkedager.

Databehandler skal bistå Behandlingsansvarlig med å oppfylle sine forpliktelser etter GDPR artikkel 32–36 ved å gi informasjon om Databehandlers sikkerhetstiltak, bistå med varsling ved brudd, og støtte personvernkonsekvensvurderinger der Behandlingsansvarliges bruk av tjenesten tilsier det.

C.4. Lagringsperiode og sletteprosedyrer

Personopplysninger lagres i varigheten av Behandlingsansvarliges aktive tjenesteavtale. Ved opphør skal alle personopplysninger (inkludert dokumenter, brukerkontoer og tilknyttede metadata) slettes innen 30 dager, med mindre Behandlingsansvarlig ber om tilbakelevering av data eller oppbevaring er påkrevd etter gjeldende lov.

Behandlingsansvarlig kan be om tidligere sletting av spesifikke data når som helst i løpet av tjenestetiden, ved bruk av funksjonaliteten i tjenesten eller ved skriftlig forespørsel til Databehandler.

C.5. Behandlingssted

Behandling av personopplysninger under disse Vilkårene skal skje innenfor EU/EØS, nærmere bestemt på Google Cloud Platform-infrastruktur i Finland (europe-north1). Behandling skal ikke skje på andre lokasjoner uten Behandlingsansvarliges forutgående skriftlige godkjenning.

C.6. Overføring av personopplysninger til tredjeland

Per dato for disse Vilkårene skjer ingen overføring av personopplysninger til tredjeland. All behandling, inkludert KI-modellinferens, skjer innenfor EU/EØS.

Dersom Behandlingsansvarlig ikke gir dokumenterte instrukser om overføring av personopplysninger til et tredjeland, har Databehandler ikke rett til innenfor rammen av disse Vilkårene å foreta slik overføring.

C.7. Revisjonsprosedyrer for Databehandler

Behandlingsansvarlig eller Behandlingsansvarliges autoriserte representant kan revidere Databehandlers etterlevelse av disse Vilkårene og GDPR. Revisjoner skal gjennomføres som følger:

  • Behandlingsansvarlig kan, én gang per år, be om dokumentasjon og informasjon som viser Databehandlers etterlevelse av disse Vilkårene. Databehandler skal fremlegge slik dokumentasjon innen 30 dager etter forespørselen.
  • Behandlingsansvarlig kan, med rimelig skriftlig varsel på minst 30 dager, gjennomføre eller gi en uavhengig tredjepart i oppdrag å gjennomføre en fysisk eller fjernrevisjon av Databehandlers systemer og prosedyrer som er relevante for behandlingen av personopplysninger under disse Vilkårene.
  • Databehandler skal samarbeide og yte rimelig bistand under enhver slik revisjon.
  • Revisjonskostnadene skal bæres av Behandlingsansvarlig, med mindre revisjonen avdekker vesentlig manglende etterlevelse fra Databehandlers side, i hvilket tilfelle Databehandler skal bære kostnadene.

C.8. Revisjonsprosedyrer for underdatabehandlere

Databehandler skal sikre at avtalene med underdatabehandlere inkluderer rett for Databehandler (og, der det er aktuelt, Behandlingsansvarlig) til å revidere underdatabehandlerens etterlevelse av sine personvernforpliktelser. Databehandler skal, på forespørsel fra Behandlingsansvarlig, fremlegge sammendrag eller kopier av relevante revisjonsrapporter eller sertifiseringer fra underdatabehandlere (som SOC 2-rapporter eller ISO 27001-sertifiseringer).

Last updated: February 2026

Based on the standard contractual clauses template published by the Norwegian Data Protection Authority (Datatilsynet).

Sist oppdatert: februar 2026

Basert på standardmalen for kontraktsvilkår utgitt av Datatilsynet.

← Back to home